Hitrate - aus Offerten Aufträge machen

Hitrate - aus Offerten Aufträge machen

 

Es klemmt im Getriebe

Neulich war ich bei einem Kunden, der aktiver am Markt auftreten wollte und deshalb plante, seine Werbeaktivitäten zu intensivieren. Der Umsatz war rückläufig und er erhoffte sich mehr Aufträge durch einen stärkeren Marktauftritt zu erzielen. Ich fragte ihn, was er denke, worauf der Umsatzschwund zurückzuführen sei. Er meinte, es liege an der Gesamtbranche, welche unter Druck sei und daran, dass er zwar in etwa gleich viele Aufträge erledige, aber zu wesentlich schlechteren Konditionen verkaufen müsse. Die Kunden verglichen die Preise viel intensiver und er verliere viele Aufträge an Mitbewerber. Aus diesem Grund müsse er dringend mehr in die Werbung investieren.

 

Viel Arbeit für nichts

Würde ich ‚nur‘ Werbung verkaufen, hätte ich die Klappe halten müssen und für ihn eine schöne Werbekampagne entwickeln können. Marketing beleuchtet aber alle Bereiche, mit dem Ziel, mehr Effizienz und Effektivität zu erreichen. Deshalb wollte ich als nächstes wissen, wie es denn mit den Anfragen aussieht. Diese hätten eher zugenommen und bereiteten viel Arbeit im Verkaufsinnen sowie –aussendienst. Auf zehn Offerten bekämen sie im Schnitt einen Auftrag.

 

Keinen interessiert‘s

Da rufen also zehn potentielle Kunden mit einem konkreten Bedarf an und nur einer davon kauft bei dieser Firma. Als ich ihn fragte, warum dass dieses Verhältnis so schlecht sei, meinte er, dies sei in seiner Branche halt so. Dann wollte ich wissen, wie denn der Verkauf vorgeht und welchen Prozess eine Offerte durchläuft, bis sie zu einem Auftrag mutiert oder abgesagt wird. Und tatsächlich ist dieser Prozess klar definiert und wird mit einem CRM-Programm unterstützt. Nur leider sei es eben so, dass keiner diesen Prozess wirklich anwendet und niemand systematisch die Offerten begleitet. Vor lauter offerieren und kalkulieren werde weder fristgerecht offeriert, noch konsequent nachgefasst. Effektivität geht anders!

 

Irres Verhalten

Nun macht man sich also Gedanken um die Werbung. Interessanterweise findet man die Zeit, um sich um dieses Thema zu kümmern und auch noch Geld, um es zu finanzieren. Man möchte potentielle Kunden dazu bewegen, Offerten anzufragen, von denen dann aber leider auch nur wieder 10% zu Aufträgen werden. Also noch mehr kalkulieren und noch mehr offerieren! Und… weniger Ertrag, weil man ja viel Geld in die Werbung gesteckt hat. Irgendwie ein irres Verhalten, aber leider weit verbreitet.

 

Vernachlässigtes Potential

Ich habe mich gefragt, weshalb man dem Angebotsprozess so wenig Aufmerksamkeit schenkt. Es muss wohl daran liegen, dass es sich um eine unpopuläre Arbeit handelt, die viel Disziplin erfordert. Oder aber, man ist sich gar nicht bewusst, welches Potential ein systematischer und vor allem konsequenter Angebotsprozess in sich birgt.

 

Wer fragt führt

Dabei ist es doch eigentlich relativ simpel – oder? Kurze Reaktionszeiten, klar strukturierte, informative und einladende Offerten, und dann…nachfassen, nachfassen, nachfassen - bis der Kunde sich final entschieden hat und dies telefonisch mitteilt. Es gibt jetzt sicher Leser, die der Meinung sind, dass eine Offerte ja selbstredend sei und der Kunde sich dann schon meldet, wenn er seine Meinung gebildet hat. Das ist aber - gelinde gesagt - absoluter Schwachsinn! Wenn man nicht zeitnah beim potentiellen Kunden nachfragt, wird dies mit Sicherheit der Mitbewerber tun. 

 

Falsche Zurückhaltung

In den allermeisten Fällen schätzen Kunden ein Nachfragen. Viele werten ein Nachfragen als Wertschätzung und Zeichen von Interesse für die Anliegen des Kunden. „Haben Sie die Offerte erhalten?“, „Gibt es noch Fragen zu unserem Angebot?“, „In welchem Zeitraum ist eine Entscheidung zu erwarten?“, „Darf ich mich in xy Wochen nochmals bei Ihnen melden?“ usw. Jeder weiss wie’s geht und trotzdem ziehen es viele Firmen vor, passiv und still zu bleiben. Ein teurer Fehler!

 

Und jetzt?

Die Verhältniskennzahl von Offerten zu Aufträgen (Conversion- oder Hitrate) sollte unbedingt erfasst werden und in jeder Firma eine hohe Priorität geniessen. Solange der Angebotsprozess nicht funktioniert, machen Investitionen in die aktive Marktbearbeitung und Neukundengewinnung nur wenig Sinn. Aktiver Verkauf und Werbung sind natürlich sehr wichtig, nur ist es nicht sehr wirtschaftlich, wenn man für die Marktbearbeitung Geld ausgibt, aber die daraus resultierenden Erfolge nicht ernten kann.

 

5 Punkte, die Dir helfen, Deine Hitrate zu steigern:

 

1. halte Dich konsequent an ein Zeitfenster zwischen Anfrage und Offertstellung (z. B. innert 24h)
2. gestalte Deine Offerten so, dass sie klar, informativ und ansprechend aussehen
3. Frage nach Ablauf einer festgelegten Zeitspanne telefonisch beim Kunden nach
4. jede Offerte wird solange regelmässig telefonisch nachgefasst, bis eine finale Entscheidung getroffen wurde
5. dokumentiere und optimiere diesen Prozess laufend

 

Konnten wir dich inspirieren?

Über Kommentare und Anregungen freuen wir uns sehr!

 

© Marc Hagmann